Comptabiliser un client douteux
Lorsqu’un client commence à accumuler les retards de paiement, et ce malgré de nombreuses relances amiables, il est fort possible que celui-ci se trouve en difficulté financière. Cette situation amène dès lors l’entreprise à penser, de manière fondée, qu’il existe un risque de ne pas encaisser le montant total de la créance client. C’est dans ce cas précis qu’il faudra comptabiliser ces créances douteuses, dans le compte client douteux.
Définition d'un client douteux
En comptabilité, un débiteur est qualifié de client douteux lorsque le recouvrement de ses créances devient incertain et par conséquent, douteuses.
Selon le Plan Comptable Général (PCG), une créance douteuse est définie comme une créance pour laquelle il existe un risque raisonnable de non-recouvrement. Celui-ci résulte d’une incertitude à se faire payer la totalité de la créance client. Ce risque est basé sur des indications objectives montrant que le client peut ne pas être en mesure de payer la totalité du montant dû :
- Votre client présente un potentiel d’insolvabilité à cause d’une mauvaise santé financière
- Le paiement de la facture n’est pas obtenu bien qu’elle soit échue
- Les retards de paiement s’accumulent. Un unique retard de paiement ne permet pas de désigner une créance comme douteuse
- Son paiement par chèque est rejeté car il est sans provision
- Vous ne recevez aucun retour de vos relances client et celles-ci n’aboutissent à aucun résultat
- Le client fait l’objet d’une procédure judiciaire : sauvegarde, cessation de paiement, redressement judiciaire.
Différence entre le client douteux, les créances litigieuses et irrécouvrables
La créance litigieuse est une créance pour laquelle il existe un litige ou un différend entre la société créancière et le client. Ce litige peut découler de diverses situations, telles que des désaccords sur la qualité des biens ou services fournis, des problèmes de livraison, des erreurs de facturation, ou d’autres questions contestées.
Ainsi, le client douteux et les créances douteuses se caractérisent par un doute sur la capacité à payer de ce dernier. La créance litigieuse n’est, elle, pas acceptée par le client, du fait de la contestation d’une partie ou de la totalité de la facture.
A ce stade, la créance douteuse n’est pas encore une créance irrécouvrable car il existe encore une possibilité qu’une partie de la créance soit payée.
La provision pour client douteux
Comme nous l’avons vu, dans le cas d’un client douteux, il existe un doute sur le paiement total de la créance par le client. La comptabilité de la société doit alors respecter le principe d’identification et le principe de prudence et de juste valeur. D’un point de vue comptable, cette créance doit donner lieu à une provision pour dépréciation. C’est ce que nous allons voir à présent.
Principe d'identification
Selon ce principe, la société doit identifier les créances concernées de la manière suivante. On crédite le compte 411 “ Compte clients ” du montant total de ces créances (TTC) et on débite le compte 416 “ Comptes clients douteux ou litigieux “.(Exemple pour une créance HT de 10.000 € avec une TVA à 20%)
Ce compte sera soldé soit lors du paiement de la créance soit lorsqu’elle sera devenue irrécouvrable.
Principe de prudence et de juste valeur
Les provisions pour client douteux permettent d’enregistrer les pertes potentielles dès que le risque de non-recouvrement est connu, selon le principe de prudence et de juste valeur.
Ces provisions, qui sont des montants estimatifs, sont déduites du montant brut des créances clients afin de refléter la perte potentielle due aux créances susceptibles de ne pas être recouvrées. Ceci dans le but de donner une image fidèle de la réalité financière de l’entreprise.
Il est important de conserver une trace des communications avec le débiteur et la documentation des efforts de recouvrement entrepris, pour justifier du bien-fondé de la provision.
La créance n’étant pas encore une créance irrécouvrable, elle ne peut pas être comptabilisée en pertes.
Comptabilisation d'une provision pour client douteux
La comptabilisation de la dépréciation des clients douteux permet de constater la diminution de la valeur des créances douteuses. C’est par cette écriture, que le montant de la provision est enregistré (exemple pour une dotation de 75%).
La provision est enregistrée hors taxes ; le montant de la provision est une décision de gestion de l’entreprise et peut être égal à la totalité de la créance douteuse ou litigieuse ou seulement une partie.
Ces provisions pour dépréciation des créances clients doivent être revues a la fin de chaque exercice. Elles seront augmentées, si la situation se détériore, diminuées, si la situation s’améliore, et totalement reprises, si la créance est payée ou si la créance est devenue irrécouvrable (cf-ci-dessous). Ainsi, le montant de ces provisions varie d’un exercice à l’autre en fonction de la situation de chacun des débiteurs.
Comptabilisation de la reprise de provision pour client douteux
Lorsqu’une créance douteuse est finalement encaissée ou définitivement irrécouvrable, il convient de comptabiliser la reprise de provisions. Celle-ci matérialise la fin du risque de non-paiement ou la réalisation de la perte.
L’écriture de la reprise de provision est la suivante :
Déduction fiscale de la provision
Tant que la créance douteuse n’est pas recouvrée, l’entreprise est en droit de déduire fiscalement le montant de la provision du résultat de l’entreprise. Si le recouvrement du montant est réalisé, il sera alors nécessaire de le réintégrer.
Cependant, pour qu’elle soit déductible, la provision de cette créance doit répondre aux critères suivants :
- Être inscrite à l’actif du bilan
- La situation rendant incertain le recouvrement de la créance, synonyme de perte potentielle, doit survenir lors de l’exercice en cours et non après sa clôture
- La nature du risque de perte doit être clairement identifiée et son montant défini précisément
Anticiper le risque d'un client douteux
Réaliser un suivi régulier
La gestion du poste client ne s’arrête pas à la comptabilité. Un suivi régulier des créances clients est essentiel pour éviter les retards de paiement et maintenir la sanité de la trésorerie de l’entreprise. Selon une enquête du Dun & Bradstreet, les entreprises qui effectuent des relances régulières ont un taux de recouvrement jusqu’à 30% plus élevé que celles qui négligent cette pratique.
Ainsi, suivre ses créances clients et les relancer en temps voulu est non seulement bénéfique pour la santé financière de l’entreprise, mais également pour maintenir des relations clients solides en s’assurant de leur solvabilité et de l’absence de litige.
Être attentif aux signes révélateurs
Manque de transparence : un client douteux peut manquer de clarté lorsqu’il s’agit de présenter des informations sur son entreprise, son budget ou encore ses objectifs opérationnels.
Forte pression dans l’exécution du contrat : le client se montre pressant pour obtenir l’exécution du contrat engagé (réception du bien et ou de la prestation de service) ou souhaite que vous contourniez les standards.
Passé douteux : en se posant les bonnes questions, il devient plus facile d’anticiper un comportement de mauvais payeur qui pourrait devenir un client douteux. Des changements fréquents au niveau de la gouvernance ? Un exercice prolongé sans aucune explication valable ? Comptes annuels déposés avec du retard ?
Changement dans le comportement de paiement : les factures restent en statut impayé de plus en plus longtemps et de plus en plus fréquemment. Le client fait une demande de report de paiement ? Ces comportements peuvent conduire à une situation délicate.
Les excuses qui s’accumulent : des excuses accompagnement le non-paiement, souvent non fondées, doivent attirer votre attention.
Pour aller plus loin
Minimiser le nombre de factures impayées, les retards de paiement et éviter les clients douteux, passe avant tout par une bonne organisation de son poste client. Opvice vous propose des missions d’accompagnement pour maitriser votre poste client et ainsi garantir la santé financière de votre entreprise.
En cas de doute ou pour obtenir plus de précisions, nous vous recommandons de vous référer aux textes légaux pertinents. Pour vous faciliter la tâche, voici quelques articles importants provenant des principales sources, tels que le Plan Comptable Général (PCG), les Bases Officielles des Finances Publiques (BOFIP), et le Code de Commerce :
- Plan Comptable Général (PCG) :
- Article 411-1 : Définition de la créance client.
- Article 441-3 : Obligation de mentionner les conditions de règlement sur les factures.
- Article 512-1 : Enregistrement de l’encaissement d’une créance client.
- Bases Officielles des Finances Publiques (BOFIP) :
- BOI-BIC-PTP-30-20 : Modalités d’évaluation des créances clients et provisions pour créances douteuses.
- Code de Commerce :
- Article L441-6 : Conditions générales de vente et délais de paiement.
- Article L441-9 : Conditions de facturation.
- Article L441-10 : Sanctions en cas de non-respect des délais de paiement.
- Article L632-1 : Procédure de recouvrement des créances commerciales.
