Politique de confidentialité

Éditée le 10 juillet 2023

Article 1 : Préambule

1.1 : Notre politique de confidentialité

Pour vous apporter la confiance dont vous avez besoin, nous nous devons d’être le plus transparent et clair quant à vos données personnelles. En tant que fournisseur de conseil en entreprise uniquement via le canal digital, nous sommes amenés à collecter et traiter un certain nombre de données personnelles pouvant être sensibles. Nous mettons un point d’honneur à assurer une parfaite sécurité et confidentialité de vos données.

Par ce document, nous vous expliquons comment vos données personnelles sont collectées et traitées. Nous nous conformons à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle, dite “ Informatique et Libertés “, et le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, RGPD (Règlement Général sur la protection des Données).

1.2 : Propriétaire et responsable du traitement

Vos données à caractère personnel sont collectées par Opvice, Société à actions simplifiées au capital de 4000 € dont le numéro d’immatriculation est le 979028271.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel peut être contacté de la manière suivante :

Par courrier à l’adresse : 53 rue Dominique Vincent 69410 Champagne-au-Mont-d’Or
Par téléphone : 06.20.43.17.92
Par mail : support@opvice.com

Pour toute question ou réclamation concernant cette politique de confidentialité, contactez-nous à l’une des coordonnées citées ci-dessus.

1.3 : Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnelle ?

Une donnée à caractère personnel (autrement appelée Donnée personnelle) est une donnée qui nous permet de vous identifier directement (ex : votre prénom, nom, numéro de téléphone, etc.) ou indirectement (ex : votre adresse IP, votre IBAN, etc.).

1.4 : Les personnes concernées par le traitement des données ?

L’ensemble des visiteurs de notre site Web
Nos clients, leurs salariés, leurs partenaires et leurs fournisseurs
Nos prospects

Nous mettons un point d’honneur à protéger la vie privée des mineurs et donc leurs informations à caractère personnel. C’est dans cette optique que notre site Web et nos services ne sont ni conçus ni destinés aux personnes âgées de 16 ans ou moins. Notre politique ne vise pas à collecter, traiter et conserver, de manière intentionnelle, des données personnelles de mineurs.

Article 2 : Les principes

2.1 : Principes relatifs à la collecte et à notre traitement des données personnelles

Conformément à l’article 5 du Règlement européen 2016/679, les données à caractère personnel sont :

Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée ;
Collectées pour des finalités déterminées (cf. Article 3 “ Les données collectées, la finalité de leur traitement et leur durée de conservation “), explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (cf. Article 3 “ Les données collectées, la finalité de leur traitement et leur durée de conservation “) ;
Exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;
Conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (ni les limites légales imposées) ;
Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données collectées, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

2.2 : Licéité du traitement

Conformément à l’article 6 du Règlement européen 2016/679, le traitement des données collectées par Opvice n’est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :

La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
Le traitement est fondé sur notre intérêt légitime à vous fournir un service sur mesure et personnalisé, qui réponde à nos obligations contractuelles et qui réponde de manière optimale à vos problématiques ;
Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

Article 3 : Les données collectées, la finalité de leur traitement et leur durée de conservation

Vous trouverez ci-dessous une liste exhaustive des données personnelles que nous collectons, une explication de la finalité de leur traitement et la base légale sur laquelle repose chacun de ces traitements ainsi que la durée pendant laquelle nous conservons ces données.

3.1 : Fondement juridique sur lequel repose notre traitement de données

Nous collectons et utilisons les données dont nous disposons des manières décrites ci-après :

lorsque cela s’avère nécessaire à la prestation des services sur notre site Internet et à l’exécution des Conditions Générales d’Utilisation ;
pour réaliser nos prestations de services et lorsque cela s’avère nécessaire à l’exécution des Conditions Générales de Vente ;
à la lumière de votre consentement, que vous pouvez à tout moment révoquer ;
lorsque cela nous est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales ;
lorsque cela s’avère nécessaire pour servir nos intérêts légitimes, notamment nos intérêts à fournir un service, personnalisé et efficace à nos utilisateurs, à moins que vos intérêts ou que vos droits et libertés fondamentaux qui nécessitent la protection de données à caractère personnel ne prévalent sur lesdits intérêts.

3.2 : Les données collectées, la finalité de leur traitement et leur durée de conservation

a) Navigation sur notre site web

Ci-dessous, vous trouverez le détail concernant les données à caractère personnel que nous collectons lors de votre navigation sur notre site web en tant que visiteur ou lorsque vous consultez nos profils sur les réseaux sociaux notamment.

Cookies :

Dans l’optique de vous fournir une expérience de navigation optimale sur notre site internet, d’améliorer nos offres et d’analyser les performances de notre site, nous collectons des données via des cookies, sur la base légale du consentement (pour les cookies dits “ non-techniques “) et

de notre intérêt légitime (pour les cookies dits “ techniques “). Nous utilisons également des tags de mesure d’audience sur la base de notre intérêt légitime.

Rendez-vous sur notre politique de cookie pour en savoir-plus sur ces données collectées.

Réseaux sociaux :

Opvice est présente sur le réseau social LinkedIn afin de développer sa présence et donc sa notoriété. Par l’intermédiaire de cette page, nous transmettons à nos clients et potentiels clients des informations sur notre entreprise et nos différentes offres. De plus, cela nous permet de communiquer avec eux en direct et d’analyser la notoriété et l’image de notre marque (nombre d’abonnés, interactions, commentaires, taux d’impression, etc.).

Base juridique : le traitement des données personnelles via notre page LinkedIn est fondé sur la base légale de notre intérêt légitime à communiquer sur notre entreprise et développer nos services.

Plus d’informations concernant la politique de protection des données de LinkedIn : https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy

Durée de conservation : 1 an après la collecte des informations

b) Prise de contact via notre formulaire de contact

Lorsque vous souhaitez notre support commercial pour obtenir une information, vous remplissez un formulaire en ligne sur la page “ Contact “ de notre site. Via ce formulaire nous récoltons les données suivantes, dans le but de vous identifier : nom, adresse électronique, nom de votre entreprise et la fonction que vous occupez au sein de l’entreprise.

Base juridique : Le traitement de ces données repose sur la base légale d’un intérêt légitime afin de vous transmettre les informations que vous cherchez et répondre à toutes vos questions de manière personnalisée.

Durée de conservation : 3 ans après la date de notre dernier contact

c) Prise de contact par d'autres moyens

Il est possible que vous souhaitiez contacter notre support commercial par envoi d’un mail direct à l’adresse support@opvice.com ou par lettre postale à l’adresse suivante : 53 rue Dominique Vincent 69410 Champagne-au-Mont-d’Or. Nous pouvons vous demander des informations afin de vous identifier et répondre à votre demande : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail, nom de votre entreprise, secteur d’activité, fonction occupée dans l’entreprise.

Base juridique : Le traitement de ces données repose sur la base légale d’un intérêt légitime afin de vous apporter les réponses les plus complètes à vos questionnements.

Durée de conservation : 3 ans après la date de notre dernier contact.

d) Informations transmises indirectement

Il s’agit ici des données à caractère personnel que nous pouvons collecter indirectement auprès de sources extérieures telles que les réseaux sociaux ou les sites internet sur lesquelles vous avez rendus publiques certaines informations (ex : LinkedIn, Société.com, etc.).

Base juridique : traitement fondé sur la base légale de notre intérêt légitime à communiquer sur notre entreprise et vous proposer des offres répondant au mieux à vos besoins.

Durée de conservation : 1 an après avoir collecté les données

e) Inscription et connexion sur notre site Web

Pour devenir membre sur notre site Web Opvice.com les utilisateurs ont la possibilité de créer un compte via un formulaire d’inscription. Afin de vous proposer les offres adéquates, de vous identifier et d’assurer les tâches décrites dans le contrat d’utilisateur, nous récoltons les données suivantes : nom, prénom, adresse mail et numéro de téléphone. Nous pouvons utiliser ces informations dans le but de vous envoyer des communications marketing et pour vous transmettre des offres de service pouvant vous intéresser.

Base juridique : le traitement repose sur la base légale d’un intérêt légitime pour respecter le contrat d’utilisation et sur la base du consentement : avant la soumission de l’inscription, vous devez accepter les conditions générales d’utilisation et cette présente politique de confidentialité.

Durée de Conservation : conformément à la loi en vigueur, nous conservons ces données personnelles pendant une durée de 5 ans après la clôture de votre compte.

f) Achat d'un diagnostic Opvice

Lorsqu’un client achète un diagnostic et procède à un paiement auprès de Opvice, nous récoltons quatre types d’informations, afin d’assurer la bonne livraison de votre service, l’exécution du contrat et le suivi client.

Informations de compte (si vous n’êtes pas encore membre) : pour vous créer un compte, assurer sa gestion et vous permettre d’avoir un accès à un espace personnel et sécurisé, nous récoltons votre nom et votre adresse mail professionnelle. Nous pouvons utiliser ces informations dans le but de vous envoyer des communications marketing et pour vous transmettre des offres de service pouvant vous intéresser.

Base juridique : le traitement de ces données repose sur la base légale d’un intérêt légitime à la bonne exécution du contrat.

Durée de conservation des données : nous conservons ces données personnelles pendant 6 ans après la fin du contrat. Le traitement des données contractuelles étant limité à une durée de 10 ans maximum.

Conclusion et exécution du contrat :

Lors de la commande d’un diagnostic Opvice, nous devons, en plus des données de gestion de votre compte personnel, récolter des informations pour conclure le contrat, vous facturer nos services et exécuter le contrat.

- Données de facturation : informations de facturation, nom, adresse postale ;
- Données de paiement du service : mode de paiement choisi (un numéro de carte de crédit avec sa date d’expiration ou un compte Paypal) ;
- Données transactionnelles : données relatives à vos commandes, et plus globalement aux services que vous achetez sur le site ;
- Données du contrat.

Base juridique : le traitement des données à caractère personnel concernant la conclusion et l’exécution du contrat repose sur la base légale de l’exécution du contrat (préparation et exécution du contrat)

Durée de conservation : la durée de conservation est de 6 ans après la fin du contrat.

g) Réalisation de la mission de conseil

Dès lors que le client a acheté un diagnostic chez Opvice, il reçoit par mail et dans son tableau de bord un certain nombre de questionnaires nous permettant de collecter les informations nécessaires à la réalisation, sur mesure, de notre prestation de service (mission de conseil).

Données personnelles liées à l’identification de l’entreprise et des collaborateurs impliqués dans le processus de réponse aux questionnaires :

Données d’identification de votre entreprise : nom de l’entreprise, adresse URL du site internet de l’entreprise, numéro SIREN, secteur d’activité (métiers de votre entreprise), type de clientèle, politique stratégique de l’entreprise, implémentations géographiques, etc. Nous vous demandons ces informations pour connaître l’environnement de votre entreprise et son contexte.

Données d’identification des collaborateurs répondant aux questionnaires : pour que nous puissions envoyer les questionnaires de diagnostic aux collaborateurs que vous souhaitez intégrer dans le processus de réponse, nous devons collecter ces informations dans le but de les identifier et leur transmettre les questionnaires. Les données du collaborateur qui sont récoltées sont : nom, prénom, adresse mail, fonction dans l’entreprise.

Base juridique : le traitement de ces données est fondé sur notre intérêt légitime à vous fournir une prestation de service efficace, conformément à nos obligations contractuelles et sur la base légale de l’exécution du contrat.

Durée de conservation : la durée de conservation est de 6 ans après la fin du contrat.

Données personnelles liées à l’audit de votre entreprise : diagnostic “ Piloter vos recouvrements clients “ :

L’ensemble des données que nous collectons dans les questionnaires sont traités dans l’unique objectif de vous garantir un service personnalisé et qui nous permette de vous fournir des éléments concrets quant à l’amélioration du pilotage de votre entreprise.

- Données liées aux pilotage de votre entreprise en matière de gestion de vos créances clients : responsable de l’encaissement client, suivi des encaissement clients, gestion des retards de paiement, gestion des litiges suite aux retards de paiement, outils IT organisationnels et de recouvrement client, vos indicateurs de suivi, vos conditions générales de ventes et contractuelles, etc.
- Données liées aux chiffres de votre entreprise : nous collectons notamment des données liées à la facturation et vos encaissements (exercice N-2, N-1 et N), au lettrage et à la justification de vos comptes, à votre recouvrement client, à votre compte résultant, votre bilan, à vos principaux agrégats financiers (exercice N-2, N-1 et N), etc.

Duré de conservation : la durée de conservation est de 6 ans après la fin du contrat.

3.3 : Les mentions obligatoires concernant les données

Le fait de ne pas nous fournir certaines données personnelles obligatoires pour vous délivrer notre prestation de service (aux termes d’une obligation légale ou d’un contrat que nous avons conclu avec vous, ou que nous avons l’intention de conclure avec vous), peut entraîner une impossibilité de vous fournir les services que vous souhaitez. Le caractère obligatoire de ces données est indiqué par un astérisque rouge ou la mention “requis” écrite en rouge (pour chaque information demandée).

Article 4 : Les destinataires à qui nous pouvons transmettre vos données personnelles

Afin de respecter l’une des finalités citées dans l’article 3 “ Les données collectées, la finalité de leur traitement et leur durée de conservation “ nous avons la possibilité de communiquer vos données personnelles aux personnes (ou entités suivantes) :

Nos salariés consultants Opvice ont accès à vos informations (et notamment celles concernant votre entreprise) dans le but de les exploiter et vous fournir notre prestation de service de conseil aux entreprises. Ces derniers sont dans l’obligation de respecter la confidentialité de vos données ;
Nos fournisseurs de services : hébergement Web, analyse d’audience, plateforme de gestion marketing :
- Hébergement Web : Hostinger – LITHUANIE – https://www.hostinger.fr/
- Extension e-commerce : Surecart
- Plateforme de paiement : Stripe
- Analyse statistique (audience, navigation, etc.) : GA4 (Google Analytics)

Vos collaborateurs et / ou prestataires de services : les personnes que vous aurez identifié dans le questionnaire nous permettant de les intégrer dans le processus de réponses afin d’assurer l’audit organisationnelle de votre entreprise ;
Obligations légales : dans certains rares cas, il est possible que nous communiquions vos données à caractère personnel si nous y sommes tenus par une obligation légale : réquisition judiciaire, poursuites pénales. Les données seront donc transmises aux autorités publiques et organismes gouvernementaux compétents.

Article 5 : Les mesures que nous prenons quant à la protection et la sécurisation de vos données personnelles

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité de vos données.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature de vos données et des risques présentés par notre traitement, pour préserver la sécurité de vos données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (procédés d’authentification des personnes accédant aux données avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, protocole https sécurisé, chiffrement de certaines données…).

La sécurité et la confidentialité des Données reposant sur les bonnes pratiques de chacun, nous vous rappelons que vous êtes responsable de la sécurité des identifiants d’accès de votre compte. Ne les partagez avec personne. Veuillez toujours vérifier que le site sur lequel on vous demande des informations financières ou de paiement en relation avec nos services soit exploité soit par Opvice ou votre compte service bancaire. Si vous recevez une demande suspecte, ne fournissez pas vos informations et signalez-la en contactant immédiatement notre service client à l’adresse suivante : contact@opvice.com.

Enfin, l’ensemble de nos collaborateurs est sensibilisé et formé par notre responsable du traitement quant à nos obligations concernant la protection des données personnelles.

Article 6 : Durée de conservation de vos données

Vous trouverez un détail complet de la durée de conservation de chacune des données que nous collectons et que nous traitons dans l’article 3 ” Les données collectées, traitement et durée de conservation “.

En principe, nous conservons vos données dans nos systèmes pendant les durées suivantes :

durée nécessaire à l’accomplissement de l’objectifs (ou des objectifs) poursuivis lors de leur collecte ;
les durées de conservation, d’archivage et de prescriptions énoncées par la loi ou les règlements ;

Il est possible que nous soyons dans l’obligation de conserver certaines de vos données en raison de dispositions légales.

Article 7 : Vos droits

La réglementation concernant le traitement des données à caractère personnel vous donne un certain nombre de droits, ci-après énumérés. L’utilisateur est tenu de communiquer sa demande au responsable du traitement (cf article 1.2) avec ses prénom et nom ainsi que son adresse e-mail.

Droit d’accès (article 15 RGPD) et d’information sur le traitement : vous avez le droit de demander à Opvice la confirmation sur le fait que vos données à caractère personnel sont traitées ou non, et recevoir une copie de l’ensemble de ces données ;
Droit de rectification (article 16 RGPD) : lorsque vos données sont incomplètes, inexactes ou périmées vous avez le droit de les rectifier ou les mettre à jour. Nous aurons la possibilité de vous solliciter pour vérifier les nouvelles données fournies ;
Droit à l’effacement (article 17 RGPD) : sauf si nous avons des raisons légales ou légitimes de conserver vos données, vous pouvez demander leur suppression.
Droit d’opposition (article 21 RGPD) : le droit de vous opposer au traitement de vos données lorsqu’il est fondé sur l’intérêt légitime du responsable du traitement. Lorsqu’il s’agit d’un traitement à des fins commerciales, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, sans motiver votre demande et sans frais ;
Droit à la limitation (article 18 RGPD) : dans certains cas, vous avez le droit de demander à Opvice la limitation du traitement de vos données à certaines finalités et sous plusieurs conditions ;
Droit à la portabilité (article 20 RGPD) : lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou l’exécution des contrats et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
Retrait de votre consentement (article 13-2c RGPD) ;
Droit de définir des directives post-mortem : dans les conditions prévues aux articles 84 à 86 de la Loi Informatique et Libertés, vous pouvez définir et nous transmettre des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données après votre décès, de manière spécifique ou générale (en savoir plus) ;
Droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) – 3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07 ou sur le site www.cnil.fr/fr/plaintes

Article 8 : A qui vous adresser pour une information, une demande ou autre réclamation concernant vos données personnelles

Vous pouvez exercer vos droits et/ou contacter le responsable de la protection des données personnelles en écrivant à l’adresse mail suivante : support@opvice.com. Il dispose d’un délai de 30 (trente) jours maximum pour répondre à votre demande.

Dans le cas où vous estimeriez que Opvice n’a pas respecté vos droits et si le responsable n’a pas répondu à votre requête, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Article 9 : Conditions de modification de notre politique de confidentialité

L’éditeur du site Opvice se réserve le droit de pouvoir modifier la présente Politique à tout moment afin d’assurer aux utilisateurs du site sa conformité avec le droit en vigueur. La date de révision de ce document sera notifiée en bas de page.

Les éventuelles modifications ne sauraient avoir d’incidence sur les achats antérieurement effectués sur le site, lesquels restent soumis à la Politique en vigueur au moment de l’achat et telle qu’acceptée par l’utilisateur lors de la validation de l’achat.

L’utilisateur est invité à prendre connaissance de cette Politique à chaque fois qu’il utilise nos services, sans qu’il soit nécessaire de l’en prévenir formellement.

La présente politique, éditée le 10 juillet 2023 et révisée le 31 juillet 2023.